Independientemente de que en el último tiempo la tendencia apunta a la digitalización de documentos, el papel sigue ocupando un rol protagónico en una oficina.
Actualmente, el 90% de las tareas administrativas están basadas en la recolección y distribución de documentos en papel, y que los trabajadores ocupan la mitad de su tiempo buscando esa información. Se estima que una persona demora en promedio de 18 a 20 minutos en encontrar un documento entre todos los archivos que una empresa puede manejar.
Con este escenario, las impresoras multifuncionales inteligentes (Smart MFP, por sus siglas en inglés), han surgido como una efectiva opción para reducir los tiempos de búsqueda y recolección.
Guillermo Morales, Gerente General para Chile de Lexmark Latinoamérica, afirma que “un Smart MFP es un componente crítico para una gestión real de información no estructurada, mientras que el papel sigue siendo un elemento clave para muchos procesos, incluidos los electrónicos”.
“En consecuencia, la solución pasa por manejar la información no estructurada, incluyendo un componente capaz de conectar a la perfección el papel y el mundo digital, y eso es lo que hace un Smart MFP”, agrega el ejecutivo de Lexmark.
Lo anterior es logrado porque el sistema Smart MFP puede capturar datos mediante la exploración, traspasando luego dicha información directamente al almacenamiento electrónico. Dependiendo de las necesidades particulares, esta solución se puede implementar en la nube, en un servidor o serverless, e incluirla en el Smart MFP.
Este sistema utiliza estándares abiertos, que conectan el Smart MFP con las aplicaciones, bases de datos y carpetas en la red, siendo lo suficientemente flexible como para adaptarse a distintos procesos según se requiera. De esta forma, los Ecosistemas Smart MFP de Lexmark van más allá de la reducción de costos y consolidación de dispositivos, llegando a proporcionar una mejor gestión de la información en toda la organización.