Siete formas de ser eficiente y rentable en el manejo de documentos

Entornos cambiantes, rotación de personal, impactos estacionales y nuevas tecnologías son factores con los que deben convivir frecuentemente muchas organizaciones, y que demandan contar con información disponible y estructurada.

Guillermo Morales, Gerente General para Chile de Lexmark Latinoamérica, nos entrega estas siete maneras de hacer frente a dichos factores, y sortearlos de forma exitosa y eficiente con una buena administración de contenidos.

1.- Contar con una estrategia de impresión optimizada:

Gestionar costos operacionales y mejorar los tiempos es un desafío para cualquier compañía. En este sentido, contar con servicios administrados de impresión (MPS) puede ser de gran ayuda. Estos sistemas supervisan la gestión de la infraestructura día a día, junto con un monitoreo continuo y servicios proactivos de soporte, para maximizar la disponibilidad de dispositivos y asegurar que los recursos sean gestionados de forma eficiente.

2.- Apariencia ante todo:

Estudios del Retail muestran que casi el 80% de las decisiones de compra de los consumidores se toman en el pasillo. A causa de esto, la implementación de señales de borde de estantería es clave, para entregar al target mensajes informativos y precisos de gran apariencia. Una forma de hacerlo es mediante software de servicio en la nube, diseñado para optimizar cada paso del proceso de impresión de señales.

3.- Manejo de incidentes

En industrias como la del Retail y la logística, las pérdidas vienen de muchas formas: robo, fraude, vandalismo, daños a equipos, accidentes, entre otros. Existen soluciones capaces de ensamblar información de reportes de incidentes, evidencia visual y documentación esencial de soporte, para apoyar en la mitigación de prevención de pérdidas y riesgo.

4.- Ingreso de Nuevos Empleados

Un constante dolor de cabeza para los departamentos de Recursos Humanos es contar con documentación estandarizada y estructurada de los nuevos trabajadores, frente a las constantes rotaciones de personal. La forma más eficaz de superar con éxito esta dificultad es contar con tecnología de administración de contenido, que automatiza y optimiza los formatos y el papeleo, así como las autorizaciones de depósito directo, formatos de inscripción a seguros y acuerdos de confidencialidad. El uso de formatos electrónicos es una tendencia creciente.

5.- Facturas en un solo lugar

Desde su aparición, las facturas electrónicas buscaron simplificar el uso de papel y estandarizar una nueva forma de cobranza. Sin embargo, su convivencia con el formato tradicional en papel y el uso de códigos disímiles suele complicar los procesos de algunas organizaciones. Actualmente existen soluciones de procesamiento de cuentas por pagar y de administración de facturas, que permiten recibir y procesar todos los documentos, sin importar su origen, formato o ubicación.

6.- Documentos de logística

El movimiento de documentos físicos de gran importancia para la empresa, conlleva riesgos, como pérdidas o deterioro. Para minimizar esto, hay soluciones de administración de procesos y contenido que ayudan a tomar el control de enormes cantidades de papeleo, generado por el movimiento de bienes, como boletas, facturas y guías de despacho. Así, mejora la retención y control de documentos con un depósito electrónico seguro que reemplaza los sistemas de archivo de papel y eliminan el riesgo de archivar mal o destruir documentos.

7.- Digital Endcap

Sistemas de este tipo ayudan a las compañías del Retail a aumentar la velocidad y precisión de la ejecución de señalizaciones en una tienda, permitiéndoles mover inventario, asegurando la representación de la marca de manera adecuada y aumentando los ingresos.

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