El 1 de agosto vence definitivamente el plazo para el cumplimiento de la Ley N°20.727 de 2014 la cual establece el uso obligatorio de la factura electrónica, para las Medianas y Pequeñas Empresas de las zonas urbanas, las que se vienen a sumar a las grandes empresas, que fueron las primeras en incorporarse al sistema.
Pese a que quedan sólo tres meses para que empiece a regir esta modalidad, el Servicio de Impuestos Internos publicó durante el mes de enero una lista de casi 120.000 empresas que aún no cumplían con el requisito, mientras que durante el 2015, más de 70.000 empresas ingresaron al sistema.
Pablo Mateluna, gerente general de la empresa de facturación electrónica Enternet, explica que “desde el 20 de enero a la fecha, más de 30.000 de las 120.000 que restaban ya han cumplido. Esto es en un período en que los profesionales de las áreas tributaria y contables normalmente se concentran en la Operación Renta, por lo que se concluye que el avance de este proceso es vigoroso y no habrá vuelta atrás”.
Mateluna agrega que una vez cumplido el plazo que tiene cada contribuyente para sumarse a esta iniciativa, los formularios ya timbrados por el SII no tiene validez, es decir, si el contribuyente no está operando con factura electrónica no podrá realizar este trámite.
“Para ingresar al sistema de factura electrónica, las PYMES requieren elementos sencillos: tener un computador que no sea demasiado antiguo, acceso a Internet, el certificado de Identidad Digital al menos para el representante legal y las personas responsables de facturar. Aquí es importante no olvidar que el Certificado Digital es de uso personal e intransferible, no lo comparta. Además, requiere elegir un proveedor, que puede ser el propio portal de SII o elegir un proveedor del mercado”, señala el gerente de Enternet.
El profesional destaca que este punto es especialmente importante, ya que el servicio del SII es gratuito, pero tiene algunas limitaciones y entre los proveedores de mercado podrá encontrar una amplia oferta, de la cual hay que considerar ciertos parámetros. “La primera pregunta es si la empresa requiere facturar desde un sistema o lo puede hacer directamente. Si la PYME usa un sistema se requerirá hacer una integración, esto no está soportado por el portal de SII. En este caso deberá buscar un proveedor de mercado que pueda atender su situación específica. Pero hay que poner atención, porque los proveedores que ofrecen soluciones baratas suelen ofrecer mecanismos poco flexibles”.
Consideraciones importantes
Un elemento a considerar es la seguridad de la solución, debido a que en la factura electrónica el tema clave es el certificado digital, que es personal e intransferible. “Debe elegir un proveedor que permita que el usuario opere con el certificado en su propio computador. Si el proveedor le pide el certificado, debe entender que existe un grave problema de seguridad. Operar así es más simple y barato, pero es más riesgoso”, añade Mateluna.
Una segunda consideración es en relación a la cobertura, ya que es necesario conocer cuáles son los documentos soportados por el proveedor y las características especiales de estos. Por ejemplo, el portal del SII sólo ofrece facturas (afectas y exentas), nota de crédito y débito, guía de despacho y factura de compra, mientras que el soporte de impuestos especiales es limitado. “Si se necesita algo más, como un impuesto específico o factura de exportación, debe buscar un proveedor que lo soporte. Otro elemento importante de la cobertura es el factoring, no todos los proveedores lo tienen resuelto”, afirma el directivo de Enternet.
El último aspecto es quizás el más difícil de valorar sin experiencia práctica, que es el soporte de los sistemas informáticos que se requieren, ya que la falta de estos puede dejar a una empresa horas o días sin sistema, dejando a la empresa sin facturar. “Es fundamental elegir un proveedor que dé buen servicio, que atienda por teléfono a sus clientes con personas competentes, etc. Todos los proveedores harán esta promesa, por eso es importante pedir referencias para conocer experiencias efectivas con cada proveedor”, puntualiza Pablo Mateluna.